Hoe geef je schriftelijk feedback?

Soms wil je graag feedback geven maar is dat lastig. Je bent bang dat de ander verdedigend zal reageren of dat jij of de ander emotioneel wordt.  Toch is het soms nodig of gewenst om feedback te geven.

Als je het lastig vindt om de feedback mondeling te geven, kun je overwegen om je feedback schriftelijk voor te bereiden of schriftelijk te geven. De nadelen hiervan zijn dat het verkeerd kan begrepen worden en het soms harder overkomt dan bedoeld.  Het voordeel van schriftelijke feedback is dat je de tekst goed kunt voorbereiden en checken op de voorwaarden waaraan feedback moet voldoen.  Zeker wanneer je verwacht in een gesprek emotioneel te worden, is het een alternatief. Wacht tot je rustig bent en schrijf je tekst dan op. Leg de tekst even weg en herlees deze. Voordeel is ook dat de ontvanger van de feedback, het rustig kan lezen wanneer hij daar tijd en ruimte voor heeft.  Bied altijd de mogelijkheid aan tot verheldering van wat je geschreven hebt.

Screen je tekst op de volgende voorwaarden. Als je feedback op die manier geeft, verhoogt dat de kans dat de ander zal overwegen om er iets mee te doen en de feedback dus effectief is.

  1. Vraag je af of je feedback correct is. Ervaren anderen hetzelfde of ervaar alleen jij het op die manier?
  2. Geef alleen bruikbare feedback. Dit gaat over gedrag dat iemand kan veranderen. Feedback op een tekortkoming waar iemand niks aan kan veranderen, is zinloos.
  3. Houd rekening met de behoefte van jezelf en van diegene die je feedback geeft. Verplaats je in de ander en hoe het is om deze schriftelijke feedback te krijgen.
  4. Vraag je af of de feedback gewenst is. Als de ander om feedback vraagt, is de kans dat de feedback gehoord wordt heel groot.
  5. Kies het juiste moment.  Feedback is het meest effectief als je het geeft op het moment dat het gedrag zich voordoet. Hou echter ook rekening met de andere voorwaarden. Als iemand op dat moment niet bereid is om feedback te krijgen, kun je het beter uitstellen.
  6. Zorg ervoor dat de feedback beschrijvend is.  Beschrijf wat je waarneemt (ik zie …, ik hoor…, etc.).  Vermijd om te interpreteren, te oordelen of te evalueren.
  7. Maak de feedback zo specifiek mogelijk.  In plaats van bv. te zeggen “Ik vind dat je niet luistert”, zeg je “Ik vertelde jou daarnet een verhaal en je ging de krant lezen. Ik heb dan het idee dat je niet naar me luistert”.
  8. Formuleer je feedback duidelijk en precies. Wees concreet en helder.

Wil je graag met behulp van een coach oefenen met het geven van feedback. Neem dan hier contact op voor het boeken van online coaching.

CoachToMail is een gecertificeerd e-coach


Inloggen e-Coach